Onderstaand protocol is van toepassing op seizoen 2023-2024

Algemene informatie veldkeuring
Het is moeilijk om precies aan te geven bij welke omstandigheden wordt overgegaan tot afkeuring van de velden. Daarnaast dient rekening te worden gehouden met meerdere uitgangspunten en factoren die van invloed kunnen zijn op de veldkeuring. Het is dan ook belangrijk om de velden, en zeker de “zwakkere” plekken van de velden, te kennen om tot een zo goed mogelijke beslissing te komen. In dit protocol worden deze factoren besproken en worden richtlijnen gegeven op basis waarvan tot afkeuring kan worden overgegaan. Veldkeuring is geen exacte wetenschap. Men moet onderstaande richtlijnen dan ook niet letterlijk overnemen. Regen betekent niet automatisch dat er wordt afgekeurd, langere tijd geen regen betekent niet automatisch dat er niet wordt afgekeurd.

Uitgangspunten veldkeuring
Afgelastingen zijn gebaseerd op twee primaire uitgangspunten:
1) Het waarborgen van de veiligheid van de spelers: De veiligheid van spelers komt met name in gevaar bij bijvoorbeeld gladde velden en onweer.
2) De conditie van de velden: Dit is met name van toepassing bij (veelvuldige) regen. Indien het speelveld volledig verzadigd is, kan een veld al na één wedstrijd behoorlijk worden beschadigd. Een speelveld is verzadigd indien het grondwaterniveau dusdanig hoog is, dat dit tot bijna aan de oppervlakte komt. Dit kan ook voorkomen als er (nog) geen plassen op het veld staan. Het is dan ook niet voldoende om een keuring uitsluitend uit te voeren op basis van de zichtbare staat van de velden. Ernstige beschadiging leidt ertoe dat het veld nog gevoeliger zal worden voor afgelastingen. Dit kan ook het geval zijn bij opdooiende velden. Doordat de ondergrond nog bevroren is, kan het gras eraf worden gespeeld. Dit is niet direct zichtbaar na een wedstrijd of training, maar vaak pas enkele dagen later.

Naast bovenstaande primaire uitgangspunten, heeft Leonidas-W ook de volgende uitgangspunten toegevoegd:
3) Onnodige afgelastingen voorkomen: Iedereen wil graag zo vroeg mogelijk weten of een training of wedstrijd wordt afgelast. Helaas kan een vroege afgelasting (bijvoorbeeld een dag van tevoren) maar zelden worden gemeld. Als het al voorkomt dat een wedstrijd al de dag van tevoren wordt afgelast, gaat het vaak om extremere weersomstandigheden, waarbij de KNVB overgaat tot een algehele afgelasting. Hoe langer van tevoren de keuring plaats vindt, hoe onnauwkeuriger de beslissing zal zijn.
4) Zorgdragen voor tijdige afgelastingen: Om een onnodige gang naar het voetbalveld te voorkomen, wordt (bij wedstrijden) uitgegaan van de geschatte vertrektijd van de bezoekende teams. Het is dus altijd zaak om een dusdanig tijdstip te kiezen dat dit niet te dicht, maar ook niet te ver van het aanvangstijdstip ligt. Op de ochtend van de wedstrijddag kan een nauwkeuriger besluit worden genomen dan de dag voorafgaand.

Voorspelbaarheid en factoren
Tijdens een veldkeuring is het helaas niet mogelijk om een exacte ontwikkeling van het weer en de daarmee samenhangende staat van de velden te voorspellen. Bij een keuring wordt wel gebruik gemaakt van de weersvoorspelling en de buienradar, echter kan dit geen garantie geven tot een nauwkeurig (en correct) besluit. Vroege afgelastingen komen daardoor over het algemeen alleen voor bij een algehele afgelasting van de KNVB.
Hoe de staat van de velden is, hangt af van verschillende factoren. Bij regen kan 5mm al voldoende zijn om het veld blank te zetten, terwijl hier een week later 20mm voor nodig is. De staat van de velden hangt ook af van de temperatuur van de ondergrond, de stand (en kracht) van de wind, grondwaterpeil en infiltratiesnelheid/doorlatendheid van het veld.

Keuringen
Weekendkeuringen
In het weekend vinden over het algemeen uitsluitend officiële wedstrijden plaats. Voor competitie- en bekerwedstrijden mag de keuring uitsluitend worden verricht door de door de KNVB aangestelde consul. De keuring vindt zowel op zaterdag als zondag plaats in overleg met een afgevaardigde van de vereniging, in principe de wedstrijdsecretaris of coördinator senioren. Het tijdstip van de keuring ligt over het algemeen tussen 8:00 en 8:30 uur, tenzij de eerste wedstrijd pas later op de dag is. Afhankelijk van de uitkomst van de keuring, kan worden besloten dat een herkeuring plaats zal vinden. Het is daardoor ook mogelijk dat ochtendwedstrijden worden afgelast en middagwedstrijden toch door kunnen gaan, of vice versa.
In zeer uitzonderlijke gevallen kan al de avond vooraf worden overgegaan tot (gedeeltelijke) afgelasting. Dit zal uitsluitend worden besloten in overleg met de consul.

Weekkeuringen
Voor trainingen en doordeweekse oefenwedstrijden worden de velden gekeurd door de wedstrijdsecretaris. Er wordt geprobeerd de keuring daar waar mogelijk in de middag al uit te voeren, tussen 14:00 en 15:00 uur. Dit lukt echter niet altijd, maar het doel is om de keuring tijdig te laten plaatsvinden, in principe uiterlijk om 17:00 uur.

Uiteindelijke beslissing
Voor officiële wedstrijden wordt het besluit om over te gaan tot afgelasting genomen door de consul. In geval van incidentele verhindering mag de consul dit overdragen aan een afgevaardigde van de vereniging. Bij Leonidas-W is dit de wedstrijdsecretaris of coördinator senioren. Indien de consul een veld in principe als bespeelbaar beoordeelt, kan een wedstrijd bij slecht weer alsnog worden afgelast door de scheidsrechter.
Trainingen en oefenwedstrijden mogen ook door de afgevaardigde van de vereniging worden afgelast. Indien wordt besloten dat de velden bespeelbaar zijn, kan een trainer en/of (jeugd)leider voor een training of oefenwedstrijd ook zelf overgaan tot afgelasting. Bij competitie- en bekerwedstrijden is dit niet toegestaan.

Gedeeltelijke afgelasting
De beslissing voor afgelasting wordt gemaakt per veld. Het kan dus voorkomen dat slechts (een deel van) één veld wordt afgekeurd. Indien een veld wordt afgekeurd voor wedstrijden, mag dit ook niet worden gebruikt voor trainingen. Indien op een doordeweekse avond een gedeeltelijke afgelasting plaatsvindt, worden trainingen afgelast of verschoven.
Bij een gedeeltelijke afgelasting dienen bepaalde wedstrijden voorrang te krijgen op andere wedstrijden. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de categorie van een wedstrijd (categorie A of B), of er eventueel nacompetitie kan volgen en het aantal achterstallige wedstrijden van de thuisspelende teams. Het tijdstip van aanvang van een wedstrijd mag op de wedstrijddag niet meer worden gewijzigd. Wedstrijden uit de categorie A dienen altijd voorrang te krijgen op wedstrijden uit de categorie B.

Algehele afgelasting
Vanaf donderdag kan de KNVB overgaan tot een algehele afgelasting voor een district. Leonidas-W behoort tot het district Zuid 2. Bij een algehele afgelasting wordt onderscheid gemaakt tussen categorie A en categorie B. Voor seizoen 2023-2024 omvat categorie A Leonidas-W 1 en Leonidas-W 2. Alle overige teams behoren tot categorie B. Algehele afgelastingen staan vermeld op NOS teletekst pagina 603 en worden daarnaast zo snel mogelijk op de website geplaatst.

Communicatie rond afgelastingen
In geval van afgelasting, wordt dit te allen tijde op de website gepubliceerd. Daarnaast worden notificaties uitgestuurd waarop zowel leden als niet-leden zich kunnen abonneren. Notificaties kunnen worden verstuurd per sms, per mail en als push-bericht.
Naast publicaties op de website, worden afgelastingen ook per app gecommuniceerd. Voor jeugdteams wordt dit in de jeugdleiders groepsapp geplaatst, voor seniorenteams in de senioren groepsapp.
Het doel is om afgelastingen zo vroeg mogelijk te communiceren. Op doordeweekse dagen is dit doorgaans tussen 14:00 en 14:30 uur, in het weekend tussen 8:30 en 9:00 uur. Voor deze tijd is vaak nog niks bekend over afgelastingen. Het heeft dan ook geen zin om dit al te vragen bij de trainer of bij de contactpersoon van de vereniging.

Weertypen
Afgelastingen bij regen
Als het doordeweeks of op de vrijdag voorafgaand een wedstrijdweekend (regelmatig) regent, kan het voorkomen dat trainingen en of wedstrijden worden afgelast. Dat het regent wil echter niet automatisch zeggen dat velden worden afgekeurd. Afhankelijk van de regenval, en in combinatie met de overige weersomstandigheden, wordt beslist of een veldkeuring en eventuele afgelasting noodzakelijk is.
Afgelasting door regenval zal uitsluitend plaatsvinden als het veld dusdanig vochtig of drassig is, dat speelschade aan het veld niet te voorkomen is. Door combinaties in weersomstandigheden (denk aan wind) kan het zijn dat een of meer velden slechts gedeeltelijk worden afgelast. De slechte delen van een veld, bijvoorbeeld de doelgebieden, zullen sneller worden afgekeurd bij regenval.

Afgelastingen bij onweer
Onweer is het meest lastige weerelement bij de veldkeuring. De voorspelling van mogelijk onweer een aantal uur van tevoren is vrijwel nooit een reden om direct tot afgelasting over te gaan. Onweer komt vaak snel opzetten. In de praktijk zal het er meestal op neerkomen dat een training of wedstrijd gestaakt dient te worden. Richtlijn hiervoor is dat gestaakt dient te worden indien de tijd tussen flits en donder minder dan 10 seconden bedraagt.

Afgelastingen bij winterse omstandigheden
Bij winterweer zijn er meerdere factoren die een rol spelen. Denk hierbij aan sneeuw, vorst en meer. Deze winterse omstandigheden hebben allen een andere invloed op het veld, en daarmee samenhangend ook op een eventuele afkeuring.

1. Besneeuwde velden: Indien de velden besneeuwd zijn, zullen deze, ongeacht eventuele andere omstandigheden (wel of niet bevroren), worden afgekeurd. Bespeling heeft tot gevolg dat de sneeuwlaag wordt vast getrapt en er een ijslaag ontstaat. Deze ijslaag werkt vertragend op de dooi, waardoor het veld langer nodig heeft om weer bespeelbaar te zijn. Sneeuw verdwijnt sneller dan ijs. Indien de sneeuw gaat smelten, worden de velden beoordeeld op vochtigheid. Afhankelijk van de hoeveelheid sneeuw en de snelheid waarmee deze smelt, kan een veld worden afgekeurd doordat dit te drassig wordt.
2. Beijzelde velden: Indien de velden bedekt zijn met ijzel, zullen de velden worden afgekeurd.
3. Bevroren velden door nachtvorst: Bij nachtvorst is slechts een deel van de toplaag bevroren die, afhankelijk van het weer, snel kan dooien. Bij droge nachtvorst kan in principe gewoon gespeeld worden. De bovenlaag zal door de ochtendzon snel dooien, waardoor het veld dezelfde omstandigheden heeft als de situatie waarbij geen nachtvorst is geweest. Komt de nachtvorst in combinatie met neerslag, dan kan het veld te vochtig/drassig worden bij dooi en kan wel worden overgegaan tot afkeuring van het veld.
4. Bevroren velden door winterweer: Vorst door winterweer zit vaak dieper in de grond dan nachtvorst. Hierdoor zal het veld niet voldoende dooien door de ochtendzon, waardoor de kans op (algehele) afgelasting van wedstrijden vaak veel groter is dan bij nachtvorst. Voor trainingen ligt dit genuanceerder. Op een hard veld kan in principe gevoetbald worden, tenzij het veld (te) glad of (te) hobbelig (ongelijk) is. Indien het veld (te) glad of (te) hobbelig is, zal worden overgegaan tot afkeuring. In overige gevallen kunnen trainingen in principe dus gewoon doorgaan. NB: Pas de trainingen dan wel aan, rekening houdend met de bevroren ondergrond. Laat spelers daarnaast niet te lang stil staan in de lage temperaturen.
5. Opdooi velden: Zodra de temperatuur weer boven 0 komt, zullen bevroren velden weer gaan dooien. Dat de temperatuur na vorst door winterweer weer boven 0 komt, betekent niet dat het veld weer direct bespeelbaar is. Door de verhoogde luchttemperatuur zal in eerste instantie slechts een dunne toplaag ontdooien. Het smeltwater dat hierbij vrijkomt, kan dan niet weg doordat de ondergrond nog steeds bevroren is. Er moet dan ook worden gewacht met bespeling totdat de vorst (en het smeltwater) volledig is verdwenen.